A motivação inicial para escolher a ZapSign esteve fortemente ligada a um diferencial técnico: a captura de foto do assinante no momento da assinatura (recurso de biometria facial), juntamente com a anexação de foto de documento de identidade. Segundo César, Gestor de TI do consórcio, essa funcionalidade de segurança foi decisiva.

A migração exigiu organização para transferir o acervo de documentos, mas contou com o apoio do time da ZapSign para minimizar impactos. Mesmo com alguns desafios no histórico de contratos antigos, a transição marcou um avanço no controle e na organização das informações.

Este é o foco central. Quando um cliente decide comprar uma cota de consórcio, todo o procedimento de formalização é feito digitalmente. O representante comercial preenche a proposta no sistema e a envia ao cliente através da ZapSign (via integração API). O cliente recebe um link no celular ou e-mail para assinar a proposta; ao abrir, ele visualiza o contrato de adesão com todos os detalhes e procede a assinar eletronicamente.

Durante a assinatura, o sistema tira uma foto do cliente (selfie) e solicita o upload da foto do RG/CPF. Em seguida, o cliente confirma a operação – muitas vezes já realizando também o pagamento do boleto inicial. Assim que concluído, o consórcio recebe uma notificação automática indicando que o cliente “já assinou e já pagou”, permitindo dar sequência imediata no processo (ativação da cota, emissão de documentos, etc.)

O departamento de operações e o jurídico utilizam a ZapSign para agilizar documentos de desistência ou restituição. Por exemplo, se um consorciado deseja cancelar sua cota e reaver valores, em vez de exigir presença física ou envio de carta assinada, o consórcio envia pela ZapSign uma carta de cancelamento para o cliente assinar digitalmente. Da mesma forma, os termos de devolução de valores ou recibos são tratados via assinatura eletrônica.

Internamente, o consórcio expandiu o uso para contratos de prestação de serviço e outros acordos. O setor comercial, por exemplo, faz uso da ZapSign para assinar contratos com novos representantes comerciais e parceiros, garantindo que essas parcerias sejam formalizadas com a mesma segurança e praticidade.

Vale destacar que o Consórcio Tradição integra a ZapSign diretamente em seu fluxo sistêmico via API. Isso significa que os vendedores e funcionários operam tudo pelo sistema próprio do consórcio, enquanto a ZapSign funciona nos bastidores provendo as telas de assinatura e coletando as evidências (fotos, geolocalização, token, etc.). Após cada assinatura, os dados e documentos fluem de volta ao consórcio.

A digitalização dos contratos com a ZapSign gerou benefícios significativos para o Consórcio Tradição, transformando processos e trazendo ganhos em segurança e eficiência.

A combinação de foto do assinante + geolocalização + token de validação por e-mail/SMS oferecida pela ZapSign fortaleceu muito a autenticidade das assinaturas.

Essa tecnologia praticamente eliminou casos de questionamentos de autenticidade, com redução próxima de 100% nas contestações.

Processos como validar e-mail de cliente, conferir dados ou esperar confirmação de recebimento foram eliminados ou automatizados com a ZapSign e, com isso, cerca de dois dias foram economizados nos processos.

Como resultado, em dois anos de parceria com a ZapSign, o Consórcio Tradição já teve mais de 100 mil documentos assinados via plataforma.

Com a adoção da plataforma, os contratos atuais estão bem organizados e fáceis de localizar digitalmente. Cada documento assinado recebe um identificador, fica indexado no portal e pode ser buscado por nome do cliente, data, etc.

Essa rastreabilidade é crucial para auditorias internas e para atender solicitações do cliente (por exemplo, reenvio de uma cópia do contrato ou verificação de cláusulas).

Além da tecnologia, o suporte rápido da ZapSign é considerado um diferencial.

Essa proximidade garante que qualquer instabilidade ou necessidade técnica seja resolvida rapidamente, preservando a produtividade da equipe.

A sustentabilidade também é um destaque nos resultados obtidos pelo Consórcio Tradição com a ZapSign. Com as mais de 100 mil assinaturas já feitas, a empresa economizou mais de 300 mil folhas de papel, o que significa cerca de 200 árvores que deixaram de ser cortadas.

Além disso, considerando o processo comum de produção das folhas de papel, a utilização da ZapSign pelo Consórcio tradição rendeu também a preservação de cerca de 3 milhões de litros de água.

Tendo tudo isso em vista, a experiência do Consórcio Tradição com a ZapSign comprova que a combinação de segurança, eficiência e suporte próximo é capaz de transformar processos críticos de uma empresa.