Integre a ZapSign a mais de 2 mil ferramentas, sem uma linha código

Um pedido que recebemos com frequência de nossos usuários é que a ZapSign seja integrada com outras ferramentas, com a finalidade de aumentar sua produtividade e eliminar tarefas repetitivas. Por exemplo, quando um documento é assinado na ZapSign, seria interessante que uma linha fosse adicionada à planilha do Google Sheets, ou então um card fosse criado no Trello ou CRM do usuário, entre muitos outros casos de uso.

Tudo isso já é possível com a API da ZapSign, mas nem sempre nossos clientes possuem desenvolvedores de software à disposição para criarem integrações customizadas. Por isso, criamos o presente passo-a-passo de como integrar a ZapSign a mais de 2 mil ferramentas, sem que você precise escrever uma linha de código.

Observação: na integração sem-código descrita nesse artigo, ainda não é possível a criação, mas apenas o recebimento, de documentos ZapSign nessas outras ferramentas. Para automatizar a criação de documentos, ainda é necessário o uso da API da ZapSign.

Primeiro passo: escolha um aplicativo de integração

Existem diversos aplicativos de integração de ferramentas. Aqui na ZapSign, utilizamos Zapier, Integromat e Pluga. O último é uma empresa brasileira.

Na ZapSign, por exemplo, sempre que alguém contrata um plano com boleto e o boleto é compensado, nossa planilha do Google Sheets é atualizada e também somos notificados por e-mail e Slack. Tudo isso sem uma linha de código. Quem realiza o trabalho de comunicação entre as ferramentas é um dos aplicativos de integração citados acima.

Nesse tutorial, vamos demonstrar como utilizar a Zapier para que, toda vez que um documento for concluído na ZapSign, suas informações sejam inseridas automaticamente em uma planilha no Google Sheets. Mas você pode utilizar o passo-a-passo para aprender a integrar outras ferramentas, como Trello, Slack e muitas outras.

Importante: a partir de certo volume, essas ferramentas possuem uma precificação própria, que não está inclusa no plano ZapSign.

Integração da ZapSign com Google Sheets utilizando Zapier

Vale ressaltar que a Zapier possui integração com mais de 2 mil ferramentas (veja aqui). Portanto, o Google Sheets é apenas um dos exemplos de ferramentas que podem ser integradas à ZapSign. Se quiser integrar outra ferramenta, os 10 primeiros passos do tutorial a seguir continuam idênticos.

Vamos ao passo-a-passo:

1- Entre na Zapier e crie uma conta.

Passo 1 Integração ZapSign

2- Dentro da sua conta, clique em “MAKE A ZAP”

Passo 2 Integração ZapSign

3- Na seção “When this happens ...” busque o app “Webhooks by Zapier”

Passo 3 Integração ZapSign

4- Selecione “Webhooks by Zapier” e escolha a opção “Catch Hook” e clique em “CONTINUE”

Passo 4 Integração ZapSign

5- Copie o link que aparecer em “Custom Webhook URL” e cole ele em algum lugar para uso posterior (no exemplo abaixo, o link gerado foi “https://hooks.zapier.com/hooks/catch/5088458/okefez1/”, mas no seu caso será diferente)

Passo 5 Integração ZapSign

6- Agora, você deve estar se deparando com uma tela parecida com essa, escrita “Test your trigger”, o que significa que a Zapier está aguardando os primeiros eventos serem disparados da ZapSign para entendê-los. Deixe essa aba aberta e guardada, continuando no próximo passo.

Passo 6 Integração ZapSign

7- Em outra aba do navegador (sem fechar a aba do passo 6), faça login em sua conta ZapSign, entre em “Configurações” e clique na aba “Integração”

Passo 7 Integração ZapSign

8- Clique em “Habilitar Webhooks”, insira o link customizado criado pela Zapier (no passo 5) e clique no botão adicionar.

Passo 8 Integração ZapSign

9- Agora, insira um novo documento na ZapSign, coloque você mesmo como signatário e assine o documento. Isso fará com que os primeiros eventos da ZapSign sejam disparados ao webhook da Zapier.

10- Volte à aba da Zapier que ficou aberta no passo 6 e clique em “Test trigger”. O resultado deve ser parecido com esse. Clique em “CONTINUE”:

Passo 10 Integração ZapSign

11- Parabéns! A sua ZapSign já está integrada à Zapier. Agora, na seção “Do this ...”, você pode escolher mais de 2mil ferramentas para realizar qualquer comportamento quando um evento na ZapSign ocorrer. Nesse tutorial, vamos escolher o Google Sheets, mas poderia ser qualquer outra ferramenta.

Passo 11 Integração ZapSign

12- Escolha “Create Spreadsheet Row” e clique em “CONTINUE”

Passo 12 Integração ZapSign

13- Conecte sua conta Gmail na etapa “Choose Account” e clique em “CONTINUE”

Passo 13 Integração ZapSign

14- Selecione um Drive (no exemplo, “My Google Drive”) e uma Spreadsheet de sua preferência (no exemplo, selecionei a planilha “Teste ZapSign <> Zapier”, que já havia criado antes)

Passo 14 Integração ZapSign

15- Selecione uma Worksheet (isto é, página da sua planilha). Sugerimos que ela contenha os cabeçalhos “Evento”, “Número Documento”, “Status Documento”, “Nome Documento”, “Arquivo Original”, “Arquivo Assinado”, “Quando” e “Signers”, como no exemplo abaixo:

Passo 15 Integração ZapSign

16- Na Zapier, relacione as colunas da planilha com as informações enviadas pela ZapSign, e clique “CONTINUE”. Deve ficar assim:

Passo 16 Integração ZapSign

17- Clique em “TEST & CONTINUE” e, depois, em “TURN ON ZAP”

Passo 17 Integração ZapSign

18- Agora é só olhar a sua planilha para verificar se os dados foram inseridos com sucesso. Se tudo estiver certo, pelo menos uma linha foi inserida na sua planilha. E sempre que algum evento ocorrer na ZapSign, outra linha será inserida abaixo dela.

Passo 18 Integração ZapSign

19- Parabéns! Chegamos ao final. Agora, se você quiser integrar a ZapSign a qualquer outra ferramenta, basta ir ao passo 11 e escolher uma ferramenta diferente.

Uso avançado

Na integração sem-código descrita nesse artigo, ainda não é possível a criação, mas apenas o recebimento, de documentos ZapSign nessas outras ferramentas. Para automatizar a criação de documentos, ainda é necessário o uso da API da ZapSign.

Se tiver qualquer dúvida, fale conosco em ola@zapsign.com.br