A busca por uma solução teve como foco encontrar uma plataforma que fosse confiável e intuitiva. A ZapSign atendia aos requisitos do hospital: ser simples de usar para públicos de todas as idades, integrada ao sistema de gestão do hospital, segura no tratamento de dados sensíveis e financeiramente viável.

A implementação ocorreu há cerca de 3 anos, durante a expansão do hospital, e envolveu migração dos termos de consentimento dos pacientes para o formato eletrônico. Com a adequação dos fluxos internos, hoje a ferramenta está integrada ao sistema de gestão hospitalar, permitindo que os documentos assinados digitalmente sejam baixados e anexados prontamente ao prontuário eletrônico de cada paciente.

O ganho vai além da agilidade. A integração com o sistema de gestão garante que os documentos assinados sejam automaticamente armazenados e fiquem disponíveis para toda a equipe assistencial, sem uso de papel. Essa transição para um fluxo digital reforça o posicionamento do hospital como instituição moderna, inovadora e sustentável.

Isso reduziu drasticamente o tempo antes gasto apenas na coleta presencial das assinaturas: de até duas horas para apenas alguns minutos.

Desde a implementação, já foram mais de 20 mil documentos assinados eletronicamente via ZapSign, o que trouxe diversos benefícios, como os descritos abaixo.

A assinatura digital eliminou atrasos que chegavam a 2 horas que antes ocorriam quando pacientes precisavam ler e assinar formulários físicos na chegada. Agora, com os termos enviados e assinados antecipadamente de forma eletrônica, o processo de admissão é quase imediato.  

Com a ZapSign, todos os dados do paciente chegam corretos e verificados. Antes, ao depender de formulários preenchidos manualmente, havia risco de informações incompletas ou incorretas (CPF, RG, nome da mãe, etc.), que são dados críticos de segurança do paciente. 

Agora, o próprio paciente fornece digitalmente seus dados e assina, garantindo informações precisas e evitando retrabalho de conferência. Isso eleva a segurança jurídica e assistencial – o hospital tem certeza da identidade do signatário e dispõe de um termo com validade legal, incluindo registros de data/hora e IP da assinatura. 

 Os pacientes passaram a perceber o processo como mais simples e conveniente. Eles podem ler os documentos com calma em casa e assiná-los online, em vez de enfrentar um calhamaço de papéis na recepção em um momento possivelmente estressante (antes da cirurgia).

A maioria dos pacientes aderiu bem ao novo formato e entende que ele facilita sua internação – inclusive gera sensação de segurança poder revisar tudo previamente. 

 Com os termos eletrônicos, o hospital praticamente aboliu o uso de papel nesses processos. Os documentos assinados ficam armazenados digitalmente na plataforma da ZapSign e também podem ser exportados em PDF para o sistema interno.

Isso não só gera economia de papel e insumos, alinhando-se a práticas sustentáveis, como também evita o acúmulo de arquivos físicos e simplifica a gestão documental. Todos os setores (administrativo, enfermagem, centro cirúrgico) conseguem acessar os documentos digitalizados de forma rápida pelo sistema, aumentando a eficiência e transparência das informações.

Além disso, houve economia de aproximadamente 65 mil folhas de papel — equivalentes à preservação de 43 árvores e à economia de cerca de 650 mil litros de água. 

 Segundo os gestores, a plataforma se mostrou fácil de usar para um público diverso, desde pacientes jovens até idosos (há casos de pacientes na faixa de 80 anos assinando digitalmente). A interface simples contribuiu para a alta taxa de adoção. 

Ainda, o custo-benefício foi citado como vantajoso, já que a solução atendeu às necessidades com um investimento dentro do orçamento do hospital, tornando-se sustentável mesmo com o crescimento no número de envelopes enviados mensalmente.

Com a expansão física e o aumento de serviços, o hospital planeja ampliar ainda mais o uso da ZapSign, integrando a assinatura eletrônica a todas as áreas que exigem a formalização documental.

Para Simone Ramos, essa parceria é estratégica: 

O caso do Hospital São Rafael demonstra que, quando propósito e valores se alinham, a tecnologia não apenas otimiza processos, mas também eleva a experiência de todos os envolvidos, unindo modernidade, eficiência e sustentabilidade em um só fluxo.