GNX Group: agilidade, rastreabilidade e escala nos fluxos de assinatura com a ZapSign

Em operações com grande capilaridade, a assinatura de documentos deixa de ser apenas uma etapa administrativa e passa a ser um fator crítico de eficiência, governança e segurança jurídica.

Esse é o contexto da GNX Group, empresa com atuação nacional e internacional em Trade Marketing, Mão de Obra Temporária e Serviços de Facilities, que combina gestão de pessoas, visão estratégica e tecnologia para apoiar clientes em rotinas intensas, distribuídas e sensíveis a prazos.

A GNX Group atua com 10 filiais e mais de 100 parceiros homologados em todo o Brasil, e conta com mais de 40 mil PDVs, sustentando uma operação pulverizada, com demandas documentais que circulam entre áreas, filiais e diferentes perfis de signatários.

Com tantos colaboradores e parceiros envolvidos em fluxos recorrentes, a GNX precisava de um processo de assinatura que acompanhasse a escala do negócio, mantendo consistência, rastreabilidade e controle, sem adicionar complexidade ao dia a dia.

Entenda mais sobre como a ZapSign auxiliou a GNX Group a otimizar processos, acelerar assinaturas de documentos e reduzir custos.

Desafios antes da ZapSign

Antes de qualquer ferramenta, a GNX já tinha processos e rotinas estabelecidas. O ponto central era evoluir a capacidade de escala e o controle do ciclo completo em cenários com muitos documentos e múltiplos envolvidos.

Na prática, alguns desafios típicos desse tipo de operação tendem a aparecer com frequência:

• Idas e vindas de versões ao longo do fluxo, aumentando o risco de retrabalho e de inconsistências;
• Dificuldade de acompanhar pendências (quem assinou, quem não assinou, quando cobrar e qual o status real);
• Alongamento do ciclo completo quando há múltiplas partes, assinaturas em localidades diferentes e prazos variáveis;
• Risco jurídico e operacional quando faltam trilhas claras de auditoria, histórico e evidências de integridade do documento.

A escolha pela ZapSign

A GNX utiliza a ZapSign de forma intensa em documentos ligados à jornada do colaborador, que costuma concentrar grande parte da volumetria em empresas com milhares de pessoas na base.

Dessa maneira, a ZapSign entrou na operação para sustentar um modelo de assinatura confiável, com visibilidade e rastreabilidade, e com capacidade de integração para atender volumes compatíveis com a rotina da GNX.

A experiência de uso e a adoção também passam por um fator decisivo: a jornada precisa ser clara tanto para quem opera internamente quanto para quem assina do outro lado. E foi isso o que a equipe da GNX encontrou na ZapSign.

O que mudou na GNX Group com a ZapSign

Com a ZapSign, a GNX Group passou a operar com um fluxo de assinatura mais consistente, especialmente em cenários com muitos documentos recorrentes. O ganho não é apenas “assinar mais rápido”, mas reduzir atrito e aumentar previsibilidade. Veja abaixo as melhorias obtidas com o uso da ZapSign na empresa.

Acompanhamento do status

Com a ZapSign, a GNX Group consegue acompanhar status de contratos e documentos em tempo real, facilitando cobranças e evitando pendências que se arrastam sem visibilidade.

Padronização do fluxo

A padronização do fluxo de assinatura auxilia diferentes áreas a seguirem um mesmo modelo operacional e agilizar os processos.

Auditoria e rastreabilidade

Com a ZapSign, a GNX Group conseguiu implementar uma trilha de auditoria e rastreabilidade dos documentos, reforçando segurança jurídica e capacidade de comprovação.

Integrações

A integração do sistema da ZapSign com o ecossistema da GNX Group foi fundamental para garantir o trabalho em escala, tal qual acontece na empresa.

Atendimento próximo e eficiente

Em projetos de assinatura eletrônica, “implementar” é apenas parte da jornada. O que sustenta a adoção no longo prazo é a combinação entre simplicidade e parceria no dia a dia, especialmente quando aparecem dúvidas pontuais, novas demandas ou necessidade de ajuste fino.

A percepção da GNX sobre esse suporte é de que há um equilíbrio entre tecnologia e suporte, o que se torna um verdadeiro diferencial, principalmente em operações em que não dá para depender apenas de “autoatendimento” quando o assunto é crítico.

Também pesa o fato de a solução não ser percebida pela Jéssica como engessada, estando a ZapSign sempre aberta a feedbacks e melhorias, segundo ela. Isso ajuda muito em operações que evoluem rápido e precisam de flexibilidade para ajustar fluxos.

Resultados alcançados

Volume, tempo e eficiência operacional

A GNX Group já soma 112.772 documentos assinados na ZapSign, com mais de 111 mil envelopes criados. Esses números mostram consistência de uso em uma operação com grande volume e recorrência.

Na prática, isso se traduz em previsibilidade e continuidade operacional, especialmente em fluxos com múltiplos signatários e assinaturas distribuídas geograficamente.

Outro dado relevante é o tempo médio de assinatura, atualmente em 7 dias, 3 horas, 14 minutos e 36 segundos, ajudando a dimensionar o ciclo completo e orientar ações internas de melhoria, como padronização de templates, redução de etapas e estratégia de cobrança.

E isso se conecta a um ponto importante: a assinatura eletrônica, quando bem implementada, reduz retrabalho e erros e ajuda a área jurídica e as áreas operacionais a dedicarem mais tempo ao que é estratégico, mantendo o fluxo documental rodando com menos atrito.

Quanto aos custos, comparadamente ao processo anterior à implementação da ZapSign na GNX Group, a empresa percebeu redução de cerca de 50% nos gastos referentes à assinatura de documentos.

Sustentabilidade como efeito direto da digitalização

Além de ganhos operacionais, a digitalização de documentos em volume também tem impacto ambiental mensurável. Considerando as estimativas levantadas no projeto, a GNX Group alcançou:

• Mais de 40 mil árvores preservadas*
• Mais de 136 milhões de litros de água economizados*
• Mais de 6 toneladas de SO² não lançados na atmosfera*

*Estimativas de equivalência ambiental associadas à redução de uso de papel e insumos físicos no fluxo documental.

Por que a GNX indicaria a ZapSign

Em operações que exigem confiabilidade, flexibilidade e suporte, a recomendação costuma vir quando a solução se prova útil nos detalhes do dia a dia. E essa percepção aparece de forma objetiva:

A parceria entre ZapSign e GNX Group mostra como simplicidade, rastreabilidade e suporte próximo podem sustentar a evolução de fluxos documentais em empresas de alta capilaridade e com grande volume de documentos recorrentes.

Quando o fluxo de assinatura se torna previsível, auditável e fácil de acompanhar, ele deixa de ser um “gargalo silencioso” e passa a ser sinônimo de eficiência operacional e segurança jurídica, com impacto real no ritmo do negócio.

Para agilizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional na sua empresa, assim como a GNX Group, entre em contato com nossos especialistas.