A evolução documental do Gênesis Group: eficiência e agilidade no RH com a ZapSign

O Gênesis Group é uma das maiores referências do agronegócio brasileiro, oferecendo soluções de inspeção, certificação, análises, rastreabilidade, testes e monitoramento que apoiam toda a cadeia produtiva. 

Com atuação nacional e uma operação que envolve milhares de profissionais distribuídos em mais de 10.600 pontos de embarque, manter processos administrativos ágeis, padronizados e digitalizados é essencial para sustentar o ritmo de trabalho e garantir conformidade em diferentes regiões do país.

Dentro desse cenário, o setor de Recursos Humanos assume um papel estratégico. O volume de movimentações de pessoal — típicas de operações sazonais — demandava processos documentais mais fluidos, confiáveis e menos dependentes de atividades manuais. A ZapSign apareceu como uma solução que ajudou a estruturar essa necessidade.

A seguir, você confere como a ZapSign contribuiu para transformar a rotina de RH, jurídico, operações e comercial do Gênesis Group.

Desafios antes da ZapSign

Antes de adotar a ZapSign, a empresa já operava com alguns fluxos digitalizados, mas a alta dispersão geográfica, a necessidade de interação entre diversas áreas e a intensidade típica do setor agrícola traziam desafios à operação. A equipe de RH precisava lidar, simultaneamente, com admissões, desligamentos, laudos operacionais, aditivos, comunicados internos e documentos que circulavam entre bases administrativas e o time jurídico.

A rotina exigia grande dedicação operacional, especialmente porque muitos colaboradores e candidatos estavam em regiões remotas ou com pouco acesso a ferramentas digitais. Garantir que todos recebessem, entendessem e assinassem seus documentos dentro do prazo demandava atenção constante.

Em vários momentos, a empresa percebia que parte do esforço do RH era consumido pela gestão e redistribuição de documentos, e não pela análise técnica dos processos. A busca era por uma ferramenta que reduzisse etapas, padronizasse fluxos e desse maior autonomia para cada área — tudo isso sem comprometer segurança e conformidade

A escolha pela ZapSign

Mesmo não tendo participado diretamente do processo de implementação, Lucas já conhecia a ZapSign de experiências anteriores e tinha familiaridade com suas funcionalidades e simplicidade. Essa visão prévia ajudou a sustentar a continuidade da plataforma na empresa, especialmente porque ela se encaixava no perfil da operação — intensa, pulverizada e com necessidade constante de agilidade.

A automação integrada ao sistema de folha transformou o fluxo de documentos do RH, permitindo disparos automáticos de contratos, rescisões, cartões de ponto e aditivos, sem a necessidade de intervenções manuais repetitivas.

O atendimento e o suporte recebidos também facilitam a jornada do time de Recursos Humanos do Gênesis Group, com Analista de Sucesso do Cliente dedicado.

A transparência sobre consumo, envelopes e renovações também ajudou muito na previsibilidade operacional ao longo do ano:

O que mudou no Gênesis Group com a ZapSign

Após ampliar o uso da ZapSign nos últimos meses, a empresa vivenciou uma transformação perceptível em seus fluxos documentais. A jornada de admissão passou a ser mais rápida e consistente, com redução de etapas paralelas, já que contratos e anexos são enviados automaticamente e assinados digitalmente por candidatos espalhados pelo país.

O desligamento também se tornou mais simples, com rescisões enviadas e assinadas dentro de prazos mais reduzidos, evitando atrasos no processo formal e garantindo segurança jurídica. Para uma operação com sazonalidade intensa, essa previsibilidade faz diferença.

Além do RH, outras áreas passaram a operar com mais autonomia. O Jurídico utiliza a ferramenta para laudos e documentos formais; o Comercial para minutas e propostas; e as Operações para documentos internos de rotina. Essa centralização trouxe organização e visibilidade sobre o status de assinaturas, reduzindo retrabalho e facilitando auditorias internas.

Outro resultado relevante foi a melhora na experiência dos colaboradores e candidatos. Muitos deles, mesmo sem contato prévio com ferramentas de assinatura digital, conseguiram concluir o processo sem dificuldades.

A ZapSign também contribuiu para fortalecer práticas de compliance e  rastreabilidade, já que cada etapa do processo passou a ficar registrada, padronizada e alinhada às normas internas e à LGPD.

Resultados alcançados

Produtividade ampliada em todos os ciclos de RH

A automação permitiu que tarefas antes repetitivas e burocráticas fossem substituídas por fluxos mais eficientes. O RH reduziu significativamente o tempo gasto com conferências, reenvio de documentos e acompanhamento manual das assinaturas.

Isso liberou a equipe para atuar em atividades mais estratégicas, reduzindo gargalos comuns em períodos de pico de contratações. Para um setor que vive flutuações sazonais intensas, essa redução de carga operacional representa um impacto direto na capacidade de resposta da empresa.

Economia de recursos e consolidação de processos

Com a digitalização plena, a necessidade de impressão, transporte físico e armazenamento de documentos foi praticamente eliminada. A previsibilidade de consumo proporcionada pela plataforma permitiu dimensionar melhor renovações de envelopes e ajustar o contrato com base no comportamento real do uso. Isso resultou em economia não apenas financeira, mas também organizacional, com menos retrabalho e processos mais enxutos.

Agilidade real nas admissões e desligamentos

Com a automação dos disparos e a facilidade de assinatura, processos que antes poderiam levar dias foram reduzidos para prazos muito mais curtos. Em um contexto de alta movimentação, isso se traduz em colaboradores entrando e saindo com documentação regularizada mais rapidamente, evitando pendências e reduzindo riscos trabalhistas. 

Essa agilidade também dá mais estabilidade às operações descentralizadas da empresa, onde cada atraso pode impactar outras etapas da cadeia.

Experiência simples e intuitiva para usuários internos e externos

Candidatos e colaboradores, mesmo sem experiência digital, passaram a interagir com documentos de forma facilitada. O RH recebeu relatos espontâneos de facilidade no processo de assinatura, o que reforçou a percepção de modernização da jornada do colaborador. 

Para as áreas internas, a plataforma passou a ser um ambiente único e confiável para envio, acompanhamento e validação de documentos.

Mais controle, padronização e governança

A centralização dos documentos em uma única plataforma permitiu melhor rastreabilidade, organização e segurança. Auditorias internas ficaram mais simples, e a empresa ganhou visibilidade sobre quem acessa ou finaliza cada etapa. As áreas passaram a seguir processos mais uniformes, o que fortalece a gestão e reduz riscos de falhas ou inconsistências.

Mais sustentabilidade

A adoção da ZapSign também contribuiu diretamente para reforçar o compromisso do Gênesis Group com práticas mais sustentáveis e alinhadas ao futuro do agronegócio. Ao digitalizar seus fluxos de admissão, desligamento e documentos internos, a empresa conseguiu eliminar o uso de insumos físicos que antes eram indispensáveis, reduzindo de forma significativa o impacto ambiental associado a processos administrativos de grande escala. 

Apenas com a economia de papel, o grupo deixou de consumir 17 toneladas, o que representa a preservação de 47 árvores que não precisaram ser cortadas para abastecer uma rotina que hoje acontece de forma totalmente digital.

Além dessa redução, o impacto positivo se estendeu a toda a cadeia ambiental: foram economizados mais de 192 mil litros de água, que seriam utilizados na produção de papel, e evitada a emissão de 39 toneladas de CO₂ na atmosfera, contribuindo para uma operação mais limpa e eficiente.

Esses números reforçam que a digitalização promovida pela ZapSign não apenas otimizou processos internos, mas também ampliou o legado sustentável da empresa, fortalecendo sua responsabilidade socioambiental e apoiando uma cadeia do agronegócio mais moderna, consciente e alinhada às melhores práticas do setor.

A parceria entre Gênesis Group e ZapSign mostra que soluções tecnológicas simples, escaláveis e orientadas à experiência do usuário têm impacto profundo quando aplicadas a operações complexas e distribuídas. Com mais de 66 mil documentos assinados pela plataforma, a empresa alcançou maior eficiência, agilidade e segurança em toda a jornada do colaborador — desde sua entrada até o encerramento do vínculo.

Se a sua empresa busca otimizar admissões, desligamentos ou fluxos internos de documentos, a ZapSign está pronta para apoiar sua transformação digital com a mesma eficiência aplicada ao Gênesis Group.

Entre em contato com nosso time e descubra como modernizar seus processos de RH com rapidez, segurança e simplicidade.