Antes da digitalização, a rotina de contratos e autorizações dependia de diferentes etapas manuais. As equipes de Marketing, Operações e Relacionamento precisavam acompanhar os alunos individualmente para verificar quais documentos haviam sido entregues e quais ainda estavam pendentes.

Em períodos de matrícula e renovação, essa dificuldade se torna ainda maior. Quanto mais turmas, unidades e responsáveis envolvidos, mais complexo é manter todos os documentos atualizados sem sobrecarregar as equipes administrativas.

 As autorizações de uso de imagem eram coletadas individualmente, exigindo que a equipe verificasse a situação de cada aluno e de cada turma. 

Além do tempo dedicado à coleta, o processo dificultava a identificação rápida de pendências. Para descobrir quais documentos ainda não haviam sido assinados, era necessário consultar registros e realizar novas cobranças manualmente. 

O canal utilizado para o envio dos contratos também representava um obstáculo. Embora os documentos chegassem por e-mail, nem sempre eram visualizados ou devolvidos assinados.

Na prática, o envio acontecia, mas o processo não necessariamente avançava.

 Para a instituição, portanto, o problema não estava apenas na assinatura. Também era necessário melhorar a comunicação com alunos e responsáveis e acompanhar todo o ciclo do documento. 

A ZapSign foi apresentada à Cultura Inglesa Ceará pelo diretor geral da instituição. Dois fatores tiveram peso especial na decisão.

O primeiro foi a possibilidade de enviar contratos diretamente pelo WhatsApp, um canal já presente na comunicação cotidiana entre a escola, os alunos e suas famílias.

O segundo foi a capacidade de acompanhar indicadores do processo, identificando quantos documentos foram enviados, visualizados e assinados.

Mais do que substituir o papel, a instituição buscava criar um fluxo que pudesse ser acompanhado e gerenciado de maneira centralizada.

 Para uma instituição de ensino, essa visibilidade é especialmente importante. Matrículas, renovações e autorizações costumam envolver diferentes responsáveis, unidades e prazos. Sem uma gestão centralizada, pequenas pendências podem se transformar em retrabalho para diversas áreas. 

Com a adoção da ZapSign, contratos de matrícula e termos de autorização passaram a fazer parte de um único fluxo digital.

A mudança simplificou tanto a experiência de quem assina quanto o trabalho de quem precisa acompanhar os documentos.

Matrícula e autorização enviadas no mesmo link

Antes, os documentos podiam seguir caminhos diferentes e exigir acompanhamentos separados. Agora, o contrato de matrícula e o termo de uso de imagem podem ser enviados juntos para o responsável.

Esse detalhe faz diferença. Ao concentrar os documentos em uma única jornada, a instituição reduz o número de interações necessárias e diminui o risco de que uma das etapas seja esquecida.

Mais previsibilidade no processo de assinatura

Com o envio pelo WhatsApp, os documentos passaram a chegar por um canal mais próximo da rotina dos alunos e responsáveis. Isso tornou o retorno mais ágil e reduziu a necessidade de cobranças repetidas.

Além de facilitar a assinatura, a equipe passou a visualizar quais documentos estavam concluídos e quais ainda exigiam alguma ação.

Assim, o acompanhamento deixa de depender de conferências manuais e passa a ser orientado pelo status de cada documento.

Documentos centralizados e acessíveis

A digitalização também eliminou a dependência de arquivos exclusivamente físicos.

Em instituições com diferentes unidades, a centralização é decisiva. Um aluno pode mudar de turma, de endereço ou até de unidade, mas seu histórico documental precisa continuar disponível para as equipes responsáveis.

A digitalização também eliminou um grande problema de algumas instituições de ensino: a dependência de arquivos físicos. Além do gasto com recursos como papel, o uso desse material contribui para maior degradação do meio ambiente, além de dificultar a busca por documentos quando necessário. Tudo isso sem contar o fato de que, com a ZapSign, foi possível viabilizar a assinatura de alunos de outros estados, na unidade 100% remota.

 Com os documentos armazenados digitalmente, a instituição reduz o uso de papel, facilita a localização de contratos e viabiliza a assinatura a distância para alunos da unidade remota. 

Até 90% de adesão em cinco unidades

Com a ZapSign, a Cultura Inglesa Ceará passou a gerenciar matrículas, autorizações de imagem e renovações em um fluxo digital integrado ao WhatsApp.

A instituição alcançou até 90% de adesão às autorizações de uso de imagem em suas cinco unidades. Em algumas delas, a equipe já havia concluído 100% dos termos necessários para o semestre letivo seguinte.

O resultado mostra como a digitalização pode ir além da simples substituição do papel. Quando o canal de envio, a experiência de assinatura e a gestão dos documentos funcionam de maneira integrada, toda a operação ganha eficiência.

Para os alunos e responsáveis, o processo se torna mais simples. Para as equipes internas, há mais controle, previsibilidade e facilidade para consultar documentos. Para a instituição, há mais segurança na formalização de matrículas e autorizações.