De 2 horas para minutos: como a ZapSign transformou a admissão de pacientes no Hospital São Rafael

O Hospital São Rafael nasceu em 2022 com o propósito de oferecer aos clientes a experiência e o conforto de um hotel 5 estrelas, aliados à segurança de um hospital de grande porte. Sua missão é garantir uma experiência única e encantadora ao paciente, unindo conforto e segurança assistencial.

Nesse cenário de crescimento acelerado, surgiu a necessidade de modernizar o processo de assinatura de termos obrigatórios antes da internação. Nos primeiros meses de operação, essa etapa era realizada presencialmente e em papel, o que aumentava o tempo de admissão e gerava desafios de organização e sustentabilidade.

A adoção da ZapSign transformou esse processo, trazendo agilidade, segurança e impacto ambiental positivo. Este case apresenta o desafio inicial do hospital, como a ZapSign passou a fazer parte da rotina da equipe e os resultados concretos obtidos com essa parceria.

Desafios antes da ZapSign

Antes da implementação da assinatura eletrônica no Hospital São Rafael, a formalização dos termos era feita presencialmente, com documentos físicos impressos. Por obrigações legais e judiciais, cada paciente precisava assinar vários formulários individualmente, e mesmo que fossem enviados antecipadamente, a maioria optava por assinar apenas na chegada ao hospital.

O resultado era um atraso significativo: o processo completo de assinatura levava até duas horas. Esse tempo extra impactava diretamente o fluxo do centro cirúrgico, onde cada minuto é estratégico para manter a eficiência e a qualidade da jornada do paciente. Além disso, o uso intensivo de papel contrastava com o perfil moderno e sustentável que o hospital busca consolidar em suas operações.

O que mudou no Hospital São Rafael

Com a ZapSign, todos os termos passaram a ser enviados eletronicamente antes da data de internação. Assim, o paciente pode lê-los com calma e assiná-los digitalmente de qualquer lugar (pelo celular ou computador), inclusive anexando foto de um documento de identidade quando necessário. 

Assim que o paciente realiza as assinaturas, a equipe é notificada e já valida as informações. Ao chegar no hospital, o paciente já tem sua documentação preenchida e assinada no sistema, o que possibilita iniciar imediatamente a internação.

Isso reduziu drasticamente o tempo antes gasto apenas na coleta presencial das assinaturas: de até duas horas para apenas alguns minutos. 

O ganho vai além da agilidade. A integração com o sistema de gestão garante que os documentos assinados sejam automaticamente armazenados e fiquem disponíveis para toda a equipe assistencial, sem uso de papel. Essa transição para um fluxo digital reforça o posicionamento do hospital como instituição moderna, inovadora e sustentável.

Isso reduziu drasticamente o tempo antes gasto apenas na coleta presencial das assinaturas: de até duas horas para apenas alguns minutos. 

Resultados e próximos passos

Desde a implementação, já foram mais de 20 mil documentos assinados eletronicamente via ZapSign, o que trouxe diversos benefícios, como os descritos abaixo.

Agilidade no atendimento

A assinatura digital eliminou atrasos que chegavam a 2 horas que antes ocorriam quando pacientes precisavam ler e assinar formulários físicos na chegada. Agora, com os termos enviados e assinados antecipadamente de forma eletrônica, o processo de admissão é quase imediato. 

Melhoria na segurança e conformidade

Com a ZapSign, todos os dados do paciente chegam corretos e verificados. Antes, ao depender de formulários preenchidos manualmente, havia risco de informações incompletas ou incorretas (CPF, RG, nome da mãe, etc.), que são dados críticos de segurança do paciente. 

Agora, o próprio paciente fornece digitalmente seus dados e assina, garantindo informações precisas e evitando retrabalho de conferência. Isso eleva a segurança jurídica e assistencial – o hospital tem certeza da identidade do signatário e dispõe de um termo com validade legal, incluindo registros de data/hora e IP da assinatura.

Experiência do paciente aprimorada

Os pacientes passaram a perceber o processo como mais simples e conveniente. Eles podem ler os documentos com calma em casa e assiná-los online, em vez de enfrentar um calhamaço de papéis na recepção em um momento possivelmente estressante (antes da cirurgia).

A maioria dos pacientes aderiu bem ao novo formato e entende que ele facilita sua internação – inclusive gera sensação de segurança poder revisar tudo previamente.

Eliminação do papel e sustentabilidade

Com os termos eletrônicos, o hospital praticamente aboliu o uso de papel nesses processos. Os documentos assinados ficam armazenados digitalmente na plataforma da ZapSign e também podem ser exportados em PDF para o sistema interno.

Isso não só gera economia de papel e insumos, alinhando-se a práticas sustentáveis, como também evita o acúmulo de arquivos físicos e simplifica a gestão documental. Todos os setores (administrativo, enfermagem, centro cirúrgico) conseguem acessar os documentos digitalizados de forma rápida pelo sistema, aumentando a eficiência e transparência das informações.

Além disso, houve economia de aproximadamente 65 mil folhas de papel — equivalentes à preservação de 43 árvores e à economia de cerca de 650 mil litros de água.

Facilidade e adoção interna

Segundo os gestores, a plataforma se mostrou fácil de usar para um público diverso, desde pacientes jovens até idosos (há casos de pacientes na faixa de 80 anos assinando digitalmente). A interface simples contribuiu para a alta taxa de adoção. 

Ainda, o custo-benefício foi citado como vantajoso, já que a solução atendeu às necessidades com um investimento dentro do orçamento do hospital, tornando-se sustentável mesmo com o crescimento no número de envelopes enviados mensalmente.

Com a expansão física e o aumento de serviços, o hospital planeja ampliar ainda mais o uso da ZapSign, integrando a assinatura eletrônica a todas as áreas que exigem a formalização documental.

Para Simone Ramos, essa parceria é estratégica: 

O caso do Hospital São Rafael demonstra que, quando propósito e valores se alinham, a tecnologia não apenas otimiza processos, mas também eleva a experiência de todos os envolvidos, unindo modernidade, eficiência e sustentabilidade em um só fluxo.