Assinatura eletrônica: o que é, como fazer e validade jurídica

Hoje em dia, existem inúmeras formas de assinar um documento digitalmente, destacando-se a assinatura eletrônica e a assinatura digital. No entanto, muitas dúvidas surgem a respeito de cada uma delas e sua aplicação. Neste post, vamos explicar o que é assinatura eletrônica, como fazer uma assinatura eletrônica de forma simples em documentos Word e PDF e como assinar documentos pelo WhatsApp.

O que é assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é a utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato. Exemplo: assinatura em um documento mediante autenticação com login e senha, biometria, reconhecimento facial, informações de dispositivo, tokens enviados por SMS e e-mail, dentre outros.

A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

A assinatura eletrônica precisa assegurar a autoria e integridade de um documento. Para isso, softwares de assinatura eletrônica devem capturar diversos dados de autenticação do signatário, além de garantir a integridade do documento assinado, isto é, que o documento não sofreu alterações.

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital.

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, na qual o signatário utiliza um certificado digital para comprovar sua autoria. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.

Tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital possuem validade jurídica, de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 e Medida Provisória nº 983 de 2020. Apesar da assinatura digital garantir uma autenticação em conformidade com o ICP-Brasil, nem sempre as pessoas possuem um certificado digital ou, se possuem, não é de fácil acesso. Neste cenário, a assinatura eletrônica acaba sendo uma alternativa mais simples e rápida de assinar documentos digitalmente com validade jurídica.

Em quais documentos a assinatura eletrônica pode ser utilizada?

A legislação não faz qualquer restrição desse meio de autenticação, de forma que é possível utilizar a assinatura eletrônica para comprovar a autoria de diversos documentos, tais como (listagem exemplificativa):

  • - Contratos e aditivos

  • - Documentos relativos à Relação de Trabalho (folhas de pagamento, rescisões, formulários, advertências)

  • - Receitas médicas, relatórios de saúde;

  • - Ordens de Pagamento ou de Serviço

  • - Contratos de Compra e Venda

Quais as vantagens de se utilizar uma Assinatura Eletrônica?

São várias, mas as principais que podemos destacar são:

  • - Maior rapidez na assinatura de documentos.

  • - Diminuição do deslocamento de pessoas eliminando com a consequente diminuição na emissão de Co2.

  • - Diminuição na proliferação de vírus e bactérias (presentes na maioria dos documentos impressos em papeis).

  • - Redução no consumo de papel (o planeta agradece).

  • - Fechamento de negócios mais rápidos (não importa o qual distante as partes estejam).

  • - Liberação de espaço físico uma vez que os documentos estarão armazenados em nuvem.

Como fazer uma Assinatura eletrônica?

Existem diversas formas de fazer uma assinatura eletrônica, que irão variar de acordo com a sua utilização. Há diversas plataformas com alto grau de confiabilidade que facilitam a assinatura eletrônica, dentre elas a ZapSign.

É muito fácil, basta acessar o site zapsign.com.br, informar o seu login/senha e você será encaminhado a página principal.

Selecione o arquivo em formato PDF ao qual você deseja a assinatura e, por fim, informe quais os destinatários que devem assinar o documento. Caso você queira assinar um documento Word, basta convertê-lo para PDF na opção “Salvar como” ou utilizar um site de conversão, como ILovePdf.

Uma vez gerado o link de acesso ao documento, você pode enviá-lo da forma que preferir, como WhatsApp, e-mail ou Telegram.

É possível fazer uma assinatura eletrônica grátis?

É possível sim enviar documentos para assinatura eletrônica grátis. A ZapSign por exemplo disponibiliza a assinatura de até 10 (dez) documentos mensais grátis, para que você possa se familiarizar antes de optar por uma assinatura premium (com diversas funcionalidades adicionais). Vale mencionar que assinar um documento é sempre grátis – o limite de 10 documentos é apenas aplicado para quem envia o documento.

Validade jurídica da Assinatura Eletrônica

Antes de mais nada é fundamental esclarecer que tanto a assinatura física como a assinatura digital podem ter a sua validade questionada e é impossível afirmar que uma possui maior valor jurídico do que a outra.

Ao assinar um documento da forma tradicional (papel e caneta) você está inserindo a sua marca, com intuito de convencer o destinatário do documento que a assinatura ali contida é capaz de vincular a sua manifestação de vontade por possuir semelhança ou os mesmos padrões, quando comparando a outros documentos por você assinado.

Ou seja, na eventualidade da sua assinatura física ser confrontada, a única forma de confirmar ou negar a sua validade será através da realização de uma perícia grafotécnica, no qual um profissional especializado (perito grafotécnico) poderá atestar ou não a sua validade.

No caso da Assinatura digital a manifestação da vontade do signatário é confirmado por outros meios, utilizando-se de diversos mecanismos, tais como: a própria assinatura (marca ou sinal) feito em um device (smartphone/tablet), utilização de senha eletrônica, registro dos dados de IP do signatário do documento, registro das informações do aparelho onde a assinatura foi realizada, utilização de token enviado por e-mail ou SMS, geolocalização ou até mesmo uma selfie.

A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.

Fundamentação Jurídica da assinatura eletrônica

Entrando um pouco no juridiquês, a fundamentação para aceitação da Assinatura Digital se divide em 03 grandes grupos.

• Entre Particulares (Pessoas físicas ou jurídicas com Pessoas Físicas ou Jurídicas)

A fundamentação para aceitação da assinatura eletrônica em documentos particulares é vasta, destacando-se os seguintes:

- Código Civil Brasileiro em seus artigos 104, 107 e 225.

- Código de Processo Civil em seu artigo 369, 411, 440 e 441.

- Medida Provisória 2.200–2 /2001.

Resumidamente, não havendo menção expressa na lei vetando a assinatura eletrônica, todo e qualquer documento assinado de forma eletrônica, entre particulares, é valido, isso inclui: contratos e Rescisões, recibos, folha de Pagamento, ordens de Serviço, atas de Reunião e assembleia, dentre outros.

Importante frisar que para que uma Assinatura Eletrônica seja aceita e seja validada em caso de eventual questionamento, ela deve cumprir os seguintes requisitos técnicos:

  • Autenticidade: registro de autenticação dos usuários, como assinatura, biometria facial, dentre outros;

  • Intenção e não repúdio: registros que comprovem a origem, submissão, entrega e a integridade do processo de assinatura. Impedindo que um signatário negue sua ação e intenção de assinar;

  • Integridade: registros e criação de um código de integridade (chamado hash) para verificação da originalidade do documento;

  • Tempestividade: registro de data e hora da ocorrência da ação praticada;

  • Confidencialidade: registro de todos aqueles que tiveram acesso ao documento.

• Entre Particulares e Entes Públicos (Pessoas físicas ou jurídicas com Entes Públicos)

Com relação as Assinaturas Eletrônicas entre Particulares e os Entes Públicos a novíssima MP 983/2020 conforme você já deve ter imaginado, a MP 983 surgiu em um momento onde o isolamento social causado pela pandemia do COVID-19 acelerou a tendência de utilização de meios eletrônicos para formalização dos negócios jurídicos.

Tal norma, classificou as assinaturas eletrônicas e sua utilização em 03 grandes grupos, são eles:

a) a assinatura eletrônica simples poderá ser utilizada quando a comunicação não envolver informações protegidas por grau de sigilo.

b) a assinatura eletrônica avançada poderá ser utilizada quando envolver informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo e nos registros perante as juntas comerciais.

c) a assinatura eletrônica qualificada poderá ser utilizada em qualquer comunicação com os entes públicos, observado que será obrigatória sua utilização nos atos de transferência e registro de bens imóveis, nos atos normativos assinados por determinados entes públicos e nas demais hipóteses previstas em lei.

Vale destacar que a MP permitiu que, durante o período de pandemia da Covid-19, os níveis mínimos estabelecidos pelos entes públicos poderão ser flexibilizados em relação aos requisitos acima listados, com o objetivo de reduzir os contatos presenciais ou tratar eventuais impossibilidades de realização da assinatura de modo diverso.

• Documentos Assinados por profissionais da saúde

As informações trocadas entre os profissionais da saúde e os seus pacientes requerem uma proteção especial devendo seguir não somente as leis mais as inúmeras determinações dos órgãos de classe dessa forma foram criadas regras especificas para que essa comunicação ocorra no mais alto grau de sigilo e confidencialidade.

Dentro desse contexto, a MP 983 de 2020, dispõe que os documentos subscritos por profissionais de saúde e relacionados a sua área de atuação são válidos para todos os fins quando assinados com assinatura eletrônica avançada ou assinatura eletrônica qualificada.

No caso da das Assinaturas Eletrônicas para receitas médicas, a mesma MP, estabelece que as receitas médicas em meio eletrônico somente serão válidas se contiverem a assinatura eletrônica do profissional e se atenderem aos requisitos de ato da Diretoria Colegiada da Agência Nacional de Vigilância Sanitária ou do Ministro de Estado da Saúde, conforme as respectivas competências.

Conclusão

Existem diversas formas de fazer uma assinatura eletrônica. Se quiser saber mais, nada melhor do que experimentar na prática como funciona. Faça seu cadastro na ZapSign e comece agora.